Eurêkoi est un service de réponse à distance en réseau : actuellement, une cinquantaine de bibliothèques françaises et belges mettent en commun leurs compétences et leurs ressources pour offrir au public des réponses gratuites, en 72h maximum.

Le service est ouvert à tous. Les questions peuvent être posées via un formulaire sur le site www.eurekoi.org ou sur le site des bibliothèques participantes.

Aucune question ne reste sans réponse, dans les limites de la Charte du réseau Eurêkoi. 
Lorsqu’une demande ne relève pas des compétences d’un bibliothécaire (consultation juridique ou médicale, par exemple), une réorientation ou des pistes de recherche sont apportées.

Nous sommes près de 600 bibliothécaires formés à la recherche documentaire sur internet et au sein de bases de contenus spécialisées.

Le réseau Eurêkoi est constitué de 27 bibliothèques situées en France et 24 bibliothèques de la Fédération Wallonie-Bruxelles dont vous trouverez la carte et la liste ci-dessous. Une convention lie ces deux partenaires internationaux.

Eurêkoi est un service public proposé par la Bibliothèque publique d’information.

Voici la carte des bibliothèques qui participent au réseau Eurêkoi.

Les questions posées sont documentaires (demande de pistes bibliographiques, éclairage sur un sujet). Il arrive parfois que les internautes posent des questions pratiques sur la bibliothèque depuis laquelle ils complètent le formulaire. Le meilleur moyen de se rendre compte de la diversité des questions posées est de consulter les réponses archivées sur le site Eurekoi.

Depuis mars 2017 les partenaires répondent également à des demandes de conseils de livres, films, séries, BD albums jeunesse. La procédure de réponse est assez précise et des tutoriels sont disponibles.

L’adhésion à Eurêkoi suppose de répondre à tous les types de questions : documentaires et demandes de conseils.

Non. La Bpi propose un partenariat qui porte sur les deux services. En adhérant à Eurêkoi, une bibliothèque s’engage donc à proposer à la fois des réponses documentaires et des recommandations en moins de 72h.

L’adhésion de votre bibliothèque au service n’implique ni un quotas de temps de travail ni un quotas de réponses à respecter. Le réseau Eurêkoi a répondu à plus de  9000 questions en 2019 toutes voies d’accès au service confondues. Des statistiques sont disponibles ici.

En moyenne (c’est bien une moyenne avec des disparités en fonction des établissements) chaque bibliothèque traite 6 à 8 questions par mois. Le temps de travail n’est pas quantifié dans la convention et dépend de la manière dont chaque établissement porte le service auprès des usagers.

Une convention signée avec chaque partenaire définit précisément la nature du service rendu et les engagements réciproques des partenaires.

Voici la nature du service rendu telle que fixée à l’article 2 :

Les Parties à la présente convention s’engagent à mettre en œuvre un service de réponses à distance via Internet dans les conditions suivantes et dans le respect de la Charte du réseau francophone de réponses à distance annexé à la présente convention avec valeur contractuelle :

• Le service de réponses à distance est rendu par un réseau collaboratif de bibliothèques dont les professionnels répondent à distance aux questions du public.
• Le public peut poser ses questions aux bibliothécaires en envoyant un message dans une interface
• Le service est gratuit pour ses utilisateurs.
• Les bibliothèques répondent à toutes les questions dans les limites de la Charte du réseau francophone de réponse à distance, dans un délai maximum explicite identique pour l’ensemble du réseau.
• Le service est ouvert à tous, et toutes les questions sont légitimes sous réserve que leur formulation n’enfreigne pas les conventions internationales, les constitutions, lois et règlements en vigueur intégrés dans l’ordre juridique des Etats où les parties contractantes ont leur siège.
• La charte du réseau francophone de réponse à distance doit figurer in extenso ou via un lien hypertexte sur toutes les voies d’accès au service.
• Une sélection couvrant la majeure partie des questions et des réponses est archivée et consultable en accès libre sur Internet aux conditions énoncées dans l’article 6 de la présente convention.
• Aucune question ne sera laissée sans réponse ou sans traitement, celui-ci pouvant prendre la forme d’un refus de réponse motivé ou d’une demande de délai supplémentaire également motivée. Dans la recherche des informations demandées, les Parties à la présente convention s’engagent à apporter tous les soins nécessaires à la réalisation d’un service de qualité continu et fiable conformément aux usages et aux règles de fonctionnement définies en commun. Elles sont tenues à une obligation de moyens et ne peuvent garantir l’exhaustivité des recherches effectuées.

• Les Parties à la présente convention s’abstiennent notamment de communiquer toute information pouvant porter atteinte à la vie privée des personnes telle que notamment l’adresse du domicile des personnes physiques, ou dont la divulgation pourrait être contraire aux conventions internationales, constitutions, lois et règlements en vigueur intégrés dans l’ordre juridique des états où les parties contractantes ont leur siège

• Les Parties au présent contrat ne communiquent pas de renseignements ou d’analyses commerciales ni de diagnostics médicaux ou de consultations juridiques.

Dans un contexte où l’information est abondante et facilement accessible, le besoin d’accompagnement n’a jamais été aussi fort. Le rôle des bibliothèques est devenue essentiel de ce point de vue.
Pour votre équipe, participer à Eurêkoi est une excellente manière de :

• Proposer un service de proximité à tous les usagers du territoire à desservir.
• Renforcer la présence en ligne de la bibliothèque et sa visibilité en proposant un service à valeur ajoutée à vos publics sur votre portail ou sur les sites de votre collectivité.
• Permettre à votre équipe de maintenir et de développer ses compétences en recherche documentaire. Un formateur de la Bpi vient former les équipes répondantes des bibliothèques partenaires.
• Permettre à votre équipe d’approfondir et de faire circuler ses compétences en termes de recommandation et de conseil en fiction (livres, films, séries, bd, jeunesse) en répondant à des demandes de conseils
• Fréquenter pour les besoin du service de conseils personnalisés le réseau social SensCritique
• Créer des contenus à valeur ajoutée réutilisables sur les sites de vos bibliothèques (liste de titres recommandés) sans y consacrer un temps de travail supplémentaire à ce qui a été déjà proposé à un internaute.
• Bénéficier des matériels, supports et campagnes de communication mis en oeuvre par la Bpi pour l’ensemble du réseau
• Favoriser dans votre équipe l’appropriation de vos ressources numériques en positionnant les bibliothécaires comme des utilisateurs des ressources de la bibliothèque, ce qui facilite l’évaluation des ressources et les choix d’acquisition.

Le service est gratuit pour les usagers.

Pour les bibliothèques partenaires,  le logiciel Question Point ayant été abandonné, la mutualisation des moyens est depuis 2015 orientée vers la notoriété du réseau et du service, via des campagnes de communication régulières auxquelles les partenaires seront associés. La somme fixée est de 400€ par an et par partenaire permettant de financer au moins une campagne de communication par an. Voir la convention pour tous les détails.

Une double modalité de participation est proposée aux bibliothèques :

– l’adhésion au réseau : cette adhésion se manifeste par la signature d’une convention .

Les bibliothèques du réseau se répartissent les questions reçues en tenant compte de leurs compétences spécifiques.

Elles utilisent l’outil Helpdesk de Jitbit financé par la Bpi. Chaque année, deux réunions de réseau sont organisées. Au quotidien, la Bpi assure une assistance technique, des formations et la coordination de l’activité du réseau.

– la valorisation du service : il n’est pas nécessaire de faire partie du réseau pour faire découvrir Eurêkoi au public. Les bibliothèques intéressées peuvent s’adresser à la Bpi et mettre sur leur site une présentation du réseau et des liens vers le site (mais sans installer sur leur site de widget donnant accès au formulaire de demande du service Eurêkoi).

La Bibliothèque publique d’information a fondé, pilote et coordonne le réseau. Elle est garante du respect des engagements auprès des internautes et de la qualité des réponses apportées par les répondants.

Elle coordonne le réseau et elle est garante du respect de la convention signée avec chaque partenaire.

le point 3.2 de la convention définit les engagements de la Bpi

3.2 La Bpi traite les questions qui lui sont attribuées mais elle redistribue également les questions arrivées sur le site collectif du réseau.

Pour des facilités de gestion, il est convenu que la Bpi établit un instrument contractuel bilatéral avec chacune des collectivités publiques gérant les bibliothèques du réseau.

Toute modification de la liste des bibliothèques annexée sans valeur contractuelle donnera lieu à une information préalable par la Bpi du cocontractant via l’envoi d’un courriel, ou d’un courrier ou notifié en recommandé avec AR.

Dans le silence du cocontractant pendant 30 jours civils à compter de la notification par la Bpi, celui-ci est réputé avoir considéré que cette modification est sans incidence sur son engagement contractuel. Si le cocontractant n’accepte pas cette modification, il dispose de la faculté de résilier la présente convention, pendant ce délai de trente jours, sans indemnité pour ce motif via l’envoi d’une lettre recommandée avec AR.

3. 3 La Bpi a défini les conditions de fonctionnement du réseau Eurêkoi spécifiques aux collectivités publiques françaises. Pour des nécessités de service, la Bpi a la faculté de modifier unilatéralement lesdites conditions. Elle s’assure du respect des conditions de fonctionnement du réseau Eurêkoi spécifiques aux collectivités publiques françaises.

Dans le cadre d’une obligation de moyen, la Bpi s’engage à maintenir un site spécifique au réseau (www.eurekoi.org), ainsi qu’un outil de traitement des questions et des réponses et à former le cocontractant sur les évolutions techniques et éditoriales.

La Bpi gère également la base de connaissance du réseau qui a vocation à archiver les questions les plus pertinentes afin d’offrir au public une vision précise du service (art. 6 de la présente convention).

3.4 Enfin, La Bpi met en œuvre les outils de communication nécessaires à l’animation de la vie du réseau, en interne (site professionnel du réseau, liste de diffusion, etc.) ou à destination du public/en externe (campagnes de communication).

Si votre bibliothèque est adhérente, vous aurez accès à un compte en ligne sur l’outil Helpdesk de Jitbit. Ce compte vous permettra de gérer les questions et les réponses.
Vous devrez alors déclarer à la Bpi autant de comptes de bibliothécaires répondants que vous le souhaitez.
La Bpi propose à tous les membres du réseau des formations régulières à ces opérations et un accompagnement sur place et/ou à distance. L’organisation interne est assez souple, la Bpi n’est vigilante que sur le résultat : des réponses en moins de 72h !

Les questions que les usagers déclarent poser depuis la Belgique sont envoyées automatiquement au réseau belge pour y être traitées via leur outil de questions-réponses (Question Point). Pour le réseau Français, chaque bibliothèque membre du réseau déclare une ou plusieurs thématiques spécialisées. Ce n’est pas obligatoire, c’est une manière de faciliter l’attribution des questions dans le réseau. La répartition des questions-réponses dans le réseau dépend des canaux par lesquels les questions arrivent :

• Une question est posée via le formulaire du site Eurêkoi ou une application mobile : dans ce cas c’est la Bpi qui reçoit la question, soit nous y répondons directement, soit nous l’attribuons à une bibliothèque du réseau en fonction des spécialités qu’elle a déclaré ou en fonction de sa disponibilité. Vous êtes alors prévenus par courriel.

• Une question est posée via le site de votre bibliothèque : un de vos répondants y répond ou alors il attribue la question à quelqu’un de son équipe en fonction des critères que vous souhaitez appliquer.

• Une question est posées sur Facebook : un répondant de votre établissement se connecte au profil de votre bibliothèque et répond directement dans Facebook.

Cette situation peut arriver ponctuellement dans la vie d’un établissement, mais l’engagement de votre bibliothèque à participer suppose de votre part une réactivité pour répondre et assurer le service. En cas de période d’indisponibilité, il est nécessaire de prévenir au plus vite la Bpi afin que nous puissions orienter les questions en provenance d’Eurêkoi vers d’autres établissements. Tout l’avantage de participer à un réseau est de pouvoir envoyer des questions à un autre établissement, cela fait disparaître le risque de saturation.

Pour prévenir la Bpi : contact-eurekoi@bpi.fr

En cas de période d’indisponibilité, prévenir le coordonnateur réseau : gael.dauvillier@bpi.fr

Cela peut arriver par exemple s’il est nécessaire de faire appel à un expert. Dans tous les cas, il est impératif de prévenir la personne qui a posé la question afin de lui indiquer qu’un peu plus de temps est nécessaire. C’est une des règles fondamentales de ce service : toujours informer l’usager.

L’outil de réponse en ligne que nous utilisons permet de demander une précision à l’internaute qui a posé la question. Cependant, il faut savoir que le taux de réponse de l’internaute en cas de demande de précision est très faible. Dans tous les cas, il faut considérer que toutes les questions sont légitimes.

Certaines questions sont sélectionnées avant d’être archivées et rendues accessible via le site du réseau grâce au moteur de recherche ou au feuilletage en ligne. La Bpi coordonne et forme les répondants à l’archivage des questions.

Les réponses sont également disponibles dans le moteur interne de l’outil Jitbit, à destination des techniciens uniquement.

Les questions de chaque bibliothèque accessibles depuis le formulaire proposé sur les sites des partenaires et depuis l’application mobile Eurêkoi.

• Chaque bibliothèque peut décider de verser ses questions-réponses dans la base de connaissance, via la publication dans la base de connaissance de Jitbit ET dans le tableau de publication à disposition des partenaires à demander au coordinateur du réseau.

Celle-ci est ensuite publiée par la Bpi dans la partie exemples de questions réponses sur le site eurekoi.org afin d’être accessibles à tous. Indexées par les moteurs de recherche, les questions et leurs réponses peuvent ainsi être découvertes par les internautes au fil de leurs recherches.

• Les questions documentaires sont également accessibles depuis les formulaires présents sur chaque site de bibliothèque et depuis les applications mobiles du réseau grâce à la possibilité pour les bibliothèques partenaires d’installer des fils RSS.

• Le webmagazine Balises de la Bpi publie également des réponses d’Eurêkoi correspondant aux thèmes articles traités dans le webmagazine.

• La page Facebook Eurêkoi publie également certaines réponses documentaires comme certaines listes de recommandation. Les partenaires peuvent également le faire sur leurs pages réseaux sociaux ou reposter les posts de la page Facebook d’Eurêkoi : https://www.facebook.com/eurekoi/

• En répondant au service de recommandation en fiction, les bibliothécaires produisent des courtes listes sur le réseau social SensCritique. Ces listes sont très facilement réutilisables sur les sites des bibliothèques et pointent vers les notices du catalogue de la bibliothèque qui a produit les réponses aux internautes.

La Bpi propose régulièrement des nouveaux supports de communication (flyers, marque-pages, goodies…) co-financés par le réseau (marques pages, affiches, etc.).
Pour chaque bibliothéque intégrant le réseau, un widget est fourni prêt à être installé sur le portail.

Des actions de communication sont réalisées chaque année par la Bpi, dont certaines avec la presse locale des territoires des bibliothèques partenaires. Mais il est également utile de faire connaître le service Eurêkoi sur les pages réseaux sociaux de la bibliothèque, en publiant des posts sur le service ou en repostant ceux de la page Eurêkoi, du compte X et du compte Instagram

Pour nos partenaires répondants, la présence du widget et du logo Eurêkoi en page d’accueil et sur les éventuelles pages catalogue est requise.

Il est parfaitement possible de proposer le service à vos usagers sans pour autant rejoindre le réseau.
Il faut, pour ce faire, présenter le service Eurêkoi, le logo d’Eurêkoi, et mettre un lien vers eurekoi.org. Nous mettons à votre disposition le logo officiel et la charte graphique qui indique comment l’utiliser.
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus : contact-eurekoi@bpi.fr

Attention, la charte graphique doit être obligatoirement respectée. 

Attention également, le lien doit pointer exclusivement vers le site http://www.eurekoi.org et la phrase officielle d’accompagnement est :

VOS BIBLIOTHÉCAIRES VOUS RÉPONDENT
EN MOINS DE 72H, SERVICE GRATUIT.

Contrairement aux membres du réseau, vous ne pourrez pas bénéficier de l’intégration dans votre site du formulaire de demande, via un widget, et vous ne pourrez pas non plus participer à la vie du réseau et bénéficier de la politique de communication et des supports réservés aux partenaires Eurêkoi.

Si vous appréciez notre service, pourquoi ne pas nous rejoindre?

Oui c’est obligatoire pour au moins une des deux réunions de réseau annuelles, article 3.5 de la convention.

Sylvie Lemaire : sylvie.lemaire@bpi.fr
TEL : 01 44 78 14 04